Jak zorganizować wystawny event?

02.10.2019

Jak zorganizować wystawny event?

Eventy wspierają cele biznesowe firmy, są szansą na lepsze poznanie swoich klientów i kontrahentów, ale też są wsparciem dla relacji między pracownikami. Realizują wiele założeń, niekiedy wszystkie, innym razem tylko konkretne, wybrane. Organizacją eventów zajmują się wyspecjalizowane firmy, które przejmują na siebie obowiązek przygotowania planu wydarzenia i jego realizacji. Zdarza się, że przedsiębiorca sam podejmuje się organizacji, chcąc mieć wszystko pod kontrolą. O czym w takich okolicznościach nie można na pewno zapomnieć?

Budżetowe ograniczeni

Czy warto ostatnie oszczędności przeznaczyć na wystawny event? Czy kredyt na organizację to dobry pomysł? Z pewnością nie najlepszy, nie potrzebujesz kolejnych comiesięcznych zobowiązań. Zanim przystąpisz do planowania, dokonywania rezerwacji i zakupów, zastanów się, ile możesz wydać na event, aby nie miało to negatywnego wpływu na Twoje firmowe finanse. Przeanalizuj też charakter, jaki ma mieć event. Czy planujesz duże wydarzeni czy też ma być niewielkie, ale bardzo eleganckie. Eventy są spotkaniami, które wpływają na wizerunek firmy, mają służyć jego poprawie. Nie są jednak obowiązkowymi działaniami marketingowymi.

Wyceluj dobrze

Eventy organizujemy w jakimś konkretnym celu i dla wybranej, sprecyzowanej grupy docelowej. Może chcesz zintegrować zespół, poprawić komunikację między pracownikami, nagrodzić zasłużonych członków zespołu, przedstawić nowego ważnego kontrahenta lub zaangażować wszystkich w duży projekt. To, jaki będzie cel, warunkuje charakter spotkania. Podobne znaczenie ma też grupa docelowa. Czy są to tylko pracownicy Twojej firmy czy może kontrahenci, nowo poznane osoby, bądź zupełnie niezwiązani jeszcze z Twoją marką ludzie? Grupa docelowa będzie dla Ciebie ogromną wskazówką przy wyborze miejsca eventu oraz cateringu.

Czas i miejsce akcji

Każdy spektakl odbywa się w konkretnym czasie i miejscu, Twój event również. Pomyśl o tym odpowiednio wcześnie, aby wybrany termin nie pokrywał się z żadnym innym wydarzeniem. Będziesz mieć jeszcze czas, by dokonać zmiany. Od terminu zależą też koszty imprezy, w niektórych miesiącach będą one nieco droższe. Najczęściej przedsiębiorcy organizują eventy między marcem, a czerwcem oraz wrześniem, a listopadem. Wynika to m.in. z niższych kosztów organizacji.

Jeżeli chodzi o miejsce, gdzie będzie odbywało się spotkanie, powinno pasować do jego charakteru. Wcale nie najgorszym miejscem będzie sala konferencyjna w Twojej firmie. Świetnie sprawdzi się w przypadku eventów szkoleniowych dla pracowników czy zorganizowanych w celu omówienia ważnych projektów. Jeżeli zależy Ci na ponadprzeciętnej elegancji, zdecyduj się na restauracje. Na liście znajduje się wielu przyjezdnych gości? Pomyśl o hotelu.

Coś na ząb

Żaden event nie może odbyć się bez dobrego jedzenia, to niekiedy nawet główny bohater programu. Podczas spotkania musisz zaplanować przerwy, a podczas nich przerwę kawową z mocnym espresso lub mlecznym cappuccino i słodkim ciastkiem. Idąc o krok dalej, zamów catering z wytrawnymi przekąskami, świetnie sprawdzają się dania typu finger food, czyli małe dania na jeden raz. Możesz również postawić na bardziej wystawny catering, w którym znajdą się potrawy idealnie pasujące do pory lunchowej i jako kolacja. W menu znajduje się m.in. deska wędlin, roladka z morszczuka z grillowaną cukinią i czarnymi oliwkami, różyczki łososia na plastrach ogórka oraz schab w cieście ziołowym w zależności od wybranej opcji.

Nie zapomnij o ważnych szczegółach, jak materiały, upominki i prezenty dla gości. Miło będzie też wysłać zaproszenia przed wydarzeniem.

Nam warto zaufać, przekonaj się!WYBIERZ CATERING KANTYNY

O naszym cateringu eventowym świadczy zadowolenie klientów. Nie opowiadamy bajek. Precyzyjnie i konkretnie omawiamy zadania, które przyjdzie nam realizować. Dbamy o szczegóły i sprawny przepływ informacji. Zdobywanie Państwa zaufania chętnie rozpoczniemy od gratisowej degustacji. Zapraszamy!

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
keyboard_arrow_up